De kunst van ‘subtiel communiceren’ in tijden van Zoom

Naast de impact die online samenwerken heeft op ons als individu, krijgt ook het teamfunctioneren een andere dynamiek. In dit artikel lees je over drie subtiele effecten op de onderlinge samenwerking die op de korte termijn nauwelijks merkbaar zijn, maar sluipenderwijs een grote impact hebben.

Beeldscherm als voornaamste communicatiemiddel

We zijn door Covid-19 verbazingwekkend snel gewend geraakt aan het beeldscherm als voornaamste communicatiemiddel. En de verwachting is dat we dit in de toekomst ook zeker zullen blijven doen. De één vindt het heerlijk efficiënt, de ander vindt het vreselijk door het gebrek aan persoonlijk contact en de beperkte faciliteiten. Feit is wel dat veel mensen er vermoeid door raken; vermoeider dan als er persoonlijk contact is. Daardoor missen we soms de natuurlijke, subtiele signalen van de ander. Signalen die er juist voor zorgen dat de samenwerking soepel en prettig verloopt.

1. Zachtjes bijsturen

Een voorbeeld: in een online meeting wordt een project besproken. Er wordt gekeken naar wat er gedaan is en vooruitgekeken wat de plannen zijn. Je merkt dat een collega een plan presenteert met enkele punten die niet kloppen. In de online meeting laat je het voorbijgaan, want om hem nu hierop aan te spreken – met iedereen erbij – is misschien erg confronterend. Hij zou het als kritiek kunnen zien en zo belangrijk is het ook niet. Gewoonlijk (voor Covid-19) zou je even langslopen bij je collega of kom je hem tegen bij het koffiezetapparaat en deel je jouw zorgen, op een laagdrempelige manier. Maar nu, niets daarvan. En een maand later hoor je hem vertellen dat zijn aanpak niet gelukt is. Iemand ‘zachtjes bijsturen’ blijkt op afstand dus behoorlijk lastig.

2. Ideeën toetsen en laten rijpen

Een tweede subtiele situatie die zich niet goed leent voor online meetings is als een van de deelnemers een nieuw idee heeft. Stel, je hebt een origineel en zinvol idee, maar het is nog te onvoldragen om het in te brengen in een online meeting. Wat als het direct wordt afgeschoten!?

Normaal gesproken zou je jouw idee toetsen bij een paar collega’s: op informele wijze, zonder het heel groot te maken. Zo kun je het idee laten rijpen en alvast draagvlak creëren bij collega’s. Op deze manier kun je het idee uiteindelijk goed onderbouwd en met steun van een aantal collega’s naar voren brengen in een vergadering. Nu gaat dat anders en pitch je jouw nieuwe ideeën maar even niet. Wel zonde, maar de kans dat het idee zomaar wordt afgeschoten: no way!

3. Relatieherstel

In een teammeeting gebeurt er veel onder tafel en non-verbaal. De één voelt zich gekwetst omdat een ander te veel aan het woord is, de ander denk aan een project wat mis dreigt te lopen en een derde aan de toch lastige thuissituatie. En ondertussen wordt er op rationeel niveau gediscussieerd. Na de meeting sluit iedereen zijn online meeting en gaat verder met werk.

Normaal zou je na een meeting even napraten, even vragen hoe het met je collega is of even roddelen over iemand. Desnoods ‘sorry’ zeggen omdat je te veel aan het woord was. Vijf minuten later zou je dan verder zijn gegaan met je werk. Maar die nuance vindt nu niet plaats, waardoor onderlinge ergernissen en misverstanden zich kunnen opbouwen.

In de marge van de meeting

De overeenkomst tussen de drie subtiliteiten is dat het in de marge van de ‘echte’ meeting gebeurt. Bijna onmerkbaar, tussen neus en lippen door. Op de wat langere termijn leidt het gebrek hieraan tot minder collectieve denkkracht, minder creativiteit en onverklaarbare irritaties.

Onderschat de ‘Columbo-talk’ niet!

Een vergelijking doemt op met Columbo, de morsige detective met de oude Peugeot uit de jaren ’70 van de vorige eeuw. De serieuze ondervraging is belangrijk, maar in de marge, bij het weggaan, wordt de echt belangrijke vraag gesteld op een manier alsof het er niet toe doet. Onderschat deze ‘Columbo-talk’ niet!

Zorg ervoor dat je na een gezamenlijke online meeting nog even individueel contact zoekt om subtiel en onnadrukkelijk te informeren, bij te stellen of advies te geven. Dit maakt de samenwerking een stuk prettiger en effectiever, dus laten we deze subtiele vorm van communiceren niet verliezen!

Django Hessels
Django Hessels
Django Hessels werkt bij LTP als senior adviseur en branchemanager voor de gezondheidszorg, en richt zich op organisatieontwikkeling en leiderschapsontwikkeling. Django heeft sociale-, arbeids- en organisatiepsychologie gestudeerd aan de Universiteit van Amsterdam.