Zásady ochrany osobních údajů

Firma LTP považuje za svou povinnost chránit vaše soukromí. V tomto prohlášení jsou popsána pravidla ochrany soukromí firmy LTP. Budete-li pracovat s našimi službami nebo je používat, přijímáte tím tato pravidla ochrany soukromí a udělujete firmě LTP souhlas s použitím vašich osobních údajů v rámci firemních služeb.

Definice pojmů:

Uchazeč = osoba, která je hodnocena
Klient = zákazník požadující hodnocení
Třetí strany = externí subjekty, mezi něž nepatří klient ani firma LTP
Hodnocení = v širším slova smyslu se jedná o služby výběru a rozvoje lidských zdrojů, od online hodnocení po koučink
Zničení hodnocení = odstranění osobních údajů, což povede k tomu, že přestane existovat vysledovatelné spojení mezi konkrétní osobou a výsledky hodnocení (týká se to dotazníků i zprávy po provedeném hodnocení)

1. O firmě LTP
LTP je poradenskou firmou s různými divizemi, která poskytuje personální služby (online), včetně hodnocení, osobního rozvoje a firemního rozvoje. Podrobnější popis služeb firmy LTP naleznete na stránkách www.ltp.nl.

2. Jaké údaje shromažďujeme a za jakým účelem?
Firma LTP uchovává různé údaje, v závislosti na konkrétní službě:
2.1 Osobní údaje
Křestní jméno či jména, příjmení, datum narození, dosažené vzdělání, pohlaví a e-mailová adresa. E-mailová adresa je nutná k tomu, abychom mohli uchazeče požádat o vyplnění dotazníků (online) a sdělit mu výsledky hodnocení. Ostatní údaje jsou nutné k tomu, abychom mohli vytvořit jedinečný profil uživatele, používat správné normy a vytvářet analýzy skupin. Pokud bude uchazeč hodnocen v naší kanceláři, uložíme si rovněž jeho telefonní číslo a místo bydliště, abychom co nejdříve domluvili vhodný termín schůzky.
2.2 Odpovědi v dotaznících
Uchováváme všechny odpovědi z dotazníků, s uvedením času odpovědi na otázku. Tyto údaje firma LTP používá k tomu, aby sledovala pokrok u různých dotazníků a později vypočítala skóre. Odpovědi na otázky jsou trvale uloženy v databázi LTP za účelem dalšího vývoje dotazníků.
2.3 Odpovědi na otevřené otázky (včetně 360stupňových průzkumů)
Všechny odpovědi na otevřené otázky se uchovávají v databázi LTP odděleně. Tyto údaje se nepoužívají k výzkumným účelům a po pěti letech jsou zcela smazány.
2.4 Skóre
Po vyplnění příslušných dotazníků může firma LTP spočítat skóre testů. Skóre jsou přepočtena na normovaná skóre, podle osobních údajů se zvolí příslušná skupinová norma. Skupinové normy se vybírají na základě osobních údajů: pohlaví, věku a vzdělání. Skóre testů se uchovávají v databázi LTP trvale a odděleně, aby bylo možné normy později vylepšovat a provádět pomocí skóre testů vědecké studie. Skóre testů se po uplynutí pěti let automaticky anonymizují, aby tyto údaje již nebylo možné spojit s konkrétní osobou.
2.5 Hodnocení výsledků koučinku
Po hodnocení (online) nebo koučinku se vypracuje zpráva obsahující výsledky. Vyžaduje-li to naše práce, příslušní zaměstnanci firmy LTP mohou mít k těmto výsledkům přístup. Výsledky se vždy nejdříve předloží uchazeči k odsouhlasení a až poté je lze poskytnout klientovi.

3. Poskytování údajů třetím stranám
Po provedení hodnocení anebo koučinku bude s výsledky nejprve seznámen příslušný uchazeč. Vaše osobní údaje budou poskytnuty třetím stranám pouze v případě, pokud k tomu firmě LTP dáte souhlas. Máte právo zabránit tomu, aby zprávu s vašimi výsledky obdržel klient.

Pokud budou existovat zákony, na jejichž základě existuje povinnost poskytnout zprávu třetím osobám, nebude ve vaší moci tomu zabránit. V takovém případě vám firma LTP dá příležitost sepsat připomínky k vaší zprávě. Vaše připomínky pak budou zaslány současně s vaší zprávou.

4. Lhůta k uchování složky a výsledků hodnocení
Informace získané z hodnocení se používají pro účely rozvoje a výběru lidských zdrojů, se souhlasem uchazeče. V tomto ohledu se informace posuzují v širším kontextu, než byla původní vazba na uchazeče, například k vypracovávání týmových analýz nebo plánů osobního rozvoje. Informace z hodnocení lze používat za účelem osobního rozvoje po dobu pěti let ode dne, kdy bylo hodnocení provedeno.

5. Ukládání údajů
Ve firmě LTP se údaje o uchazečích a údaje o hodnocení ukládají odděleně. Osobní údaje o uchazeči se ukládají v ERP systému AFAS Profit. K tomu se využívají datová centra firmy LeaseWeb Netherlands, která se nacházejí v Nizozemí. Údaje o hodnocení se ukládají v zabezpečených datových centrech firmy AWS a True v Evropské unii. Data se ukládají odděleně proto, aby bylo možné snadno vymazat spojení umožňující vyhledat si údaje o hodnocení konkrétního uchazeče.

6. Přístup k vaší složce
Firma LTP uchovává vaši složku tak, aby k ní měli přístup pouze zaměstnanci, které k tomu jejich pozice opravňuje. Tím je zaručeno utajení vašich údajů.

7. Utajení
Firma LTP a její zaměstnanci jsou povinni udržovat v tajnosti všechny informace vyplývající z jejich práce, pokud tyto informace mají důvěrnou povahu. Utajení se rovněž vztahuje na profesní názor poradce na vaši osobu. Utajení zůstává v platnosti i po dokončení práce.

8. Poskytování informací k výzkumným a statistickým účelům
Firma LTP může poskytovat údaje a hodnocení třetím stranám k výzkumným a statistickým účelům. V takovém případě firma zajistí, aby byly údaje poskytnuty způsobem znemožňujícím vysledování nebo identifikaci konkrétní osoby. Tato podmínka neplatí v případě, kdy to pro účely studie není možné zaručit. V takové situaci budou údaje poskytnuty třetím stranám pouze v případě, že k tomu dáte souhlas.

9. Bezpečnost osobních údajů
Firma LTP zajistí účinné bezpečnostní postupy k ochraně vašich osobních údajů před ztrátou nebo jinou formou nelegálního použití. Firma LTP se vynasnaží zabránit shromažďování a dalšímu zpracování vašich osobních údajů, které nebudou zapotřebí. Firma LTP pravidelně pověřuje specializovanou externí firmu – třetí stranu prováděním auditu fungování našich bezpečnostních pravidel a postupů. Renomovaná organizace rovněž minimálně dvakrát ročně provádí zkoušku průniku do našich bezpečnostních systémů. Při této zkoušce se zjišťuje, jak je software LTP zranitelný.

10. Soubory cookie
Firma LTP využívá nástroj Google Analytics pro komerční stránky, tyto informace se však používají výhradně k vypracovávání zpráv o aktivitě návštěvníků webových stránek. Statistické údaje se zaznamenávají anonymně. U internetových nástrojů firma LTP nevyužívá soubory cookie ke sledování uživatelů, uchovává pouze tzv. session ID, údaje o jazyku prohlížeče a ID absolvovaných testů.

11. Přístup k údajům, jejich změny a výmaz
Máte možnost získat přístup k osobním údajům, které o vás firma LTP shromažďuje, a tyto údaje upravovat nebo vymazat. Náš poradce vám na požádání poskytne přístup k vaší složce, popř. její kopii. Dále platí, že náš poradce opraví údaje ve vaší složce, pokud prokážete, že a) jsou chybné, b) jsou neúplné nebo c) nejsou pro účely vedení složky relevantní. Pokud podáte písemnou žádost o zničení vaší složky, firma LTP bude povinna vaši složku zničit. Aby to firma LTP mohla provést, musíte se na ni nejprve obrátit a prokázat svou totožnost. K tomuto účelu slouží níže uvedené kontaktní údaje.

Psychologové firmy LTP jsou členy Nederlands Instituut van Psychologen (NIP) (Nizozemský Institut Psychologů) a řídí se jeho etickým kodexem. Více informací o tomto sdružení naleznete na stránkách www.psynip.nl. V případě dotazů k pravidlům ochrany osobních údajů firmy LTP se na nás můžete obrátit na e-mailu info@ltp.nl nebo tel. +31 (0)20 30 50 400.