Privacybeleid

LTP ziet het als haar verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen. In deze verklaring wordt het privacy beleid van LTP toegelicht. Door gebruik te maken van of mee te werken aan onze dienstverlening accepteert u dit privacy beleid en geeft u LTP toestemming uw persoonsgegevens te gebruiken voor haar dienstverlening.

 

Beschrijving definities:

 

Kandidaat = persoon die het assessment ondergaat

Opdrachtgever = de klant die het assessment aanvraagt

Derden = Externe partijen, niet zijnde opdrachtgever of LTP

Assessment = selectie- en ontwikkeldienstverlening in brede zin, van online assessments tot coaching.

Vernietigen van een assessment = het verwijderen van persoonsgegevens, waardoor er geen herleidbare link meer bestaat tussen een persoon en assessmentresultaten (dit geldt zowel voor de vragenlijsten als het rapport na afloopt van het assessment)

 

1. Over LTP

LTP is een organisatieadviesbureau met verschillende takken van (online) HR dienstverlening, waaronder assessment, personal development en organisatieontwikkeling. Een meer uitgebreide omschrijving van de dienstverlening van LTP treft u aan op www.ltp.nl.

 

2. Welke gegevens verzamelen we en voor welk doel?

Afhankelijk van de specifieke dienstverlening slaat LTP verschillende gegevens op:

2.1 Persoonsgegevens

Voornaam, tussenvoegsel, achternaam, geboortedatum, opleidingsniveau, geslacht, e-mailadres. Het emailadres is nodig om de kandidaat uit te nodigen voor het maken van (online) vragenlijsten en het delen van de assessmentresultaten. De overige gegevens zijn nodig om unieke gebruikers aan te kunnen maken, om de juiste normen te kunnen gebruiken en groepsanalyses te genereren. Indien de kandidaat op locatie een assessment moet maken, dan wordt ook het telefoonnummer en de woonplaats opgeslagen om zo snel mogelijk tot een geschikte afspraak te komen.

2.2 Antwoorden op vragenlijsten

Alle antwoorden op vragenlijsten worden, met vermelding van het tijdstip waarop is geantwoord, opgeslagen. Deze data worden door LTP gebruikt om de voortgang bij de verschillende vragenlijsten bij te houden alsmede om op een later tijdstip de scores te berekenen. De antwoorden op vragen blijven permanent bewaard in de database van LTP, teneinde verdere ontwikkeling van de vragenlijsten mogelijk te maken.

2.3 Antwoorden op open vragen (o.a. bij 360 graden onderzoeken)

Alle antwoorden op open vragen worden apart in de database van LTP bijgehouden. Onderhavige gegevens worden niet gebruikt voor onderzoek en worden daarom na vijf jaar volledig verwijderd.

2.4 Scores

Zodra de benodigde vragenlijsten ingevuld zijn, kunnen de testscores door LTP worden berekend. Deze scores worden vertaald in normscores, waarbij dankzij de persoonsgegevens gekozen wordt voor een bepaalde normgroep. De normgroepen worden geselecteerd op basis van de persoonsgegevens: geslacht, leeftijd en opleiding. De testscores worden permanent apart opgeslagen in de database van LTP, teneinde verdere verfijning van de normen mogelijk te maken en wetenschappelijke onderzoeken op deze testscores te kunnen verrichten. Na het verloop van vijf jaren worden de testscores automatisch geanonimiseerd, zodat de informatie niet meer herleidbaar is naar een specifieke persoon.

2.5 Assessment- of coachingsresultaten

Een (online) assessment of coaching leidt tot een verslaglegging in een rapport, waarin de resultaten worden weergegeven. Indien noodzakelijk voor het uitvoeren van onze dienstverlening, kunnen betrokken medewerkers binnen LTP deze resultaten inzien. De resultaten worden altijd eerst ter goedkeuring aan de kandidaat voorgelegd, voordat het resultaat met de opdrachtgever wordt gedeeld.

 

3. Verstrekking gegevens aan derden

Na afloop van het assessment en/of coachingstraject wordt het resultaat als eerste met de kandidaat gedeeld. Slechts indien u LTP daarvoor toestemming geeft, zal worden overgegaan tot het delen van uw persoonsgegevens met derden. U heeft het recht om verstrekking van uw rapportage, aan de opdrachtgever, te blokkeren.

 

Blokkeren is niet mogelijk, indien er sprake is van een wettelijke regeling, waaruit blijkt dat de rapportage toch verstrekt dient te worden. In dit geval wordt u door LTP in de gelegenheid gesteld om eventuele bezwaren tegen uw rapportage op te stellen. Uw bezwaren zullen gelijktijdig worden verstuurd met uw rapportage.

 

4. Bewaartermijn dossier en assessmentresultaten

De informatie uit het assessment wordt na toestemming van de kandidaat gebruikt voor ontwikkel- en selectiedoeleinden. Er wordt hierbij breder gekeken naar de informatie dan hetgeen waarmee de kandidaat initieel is gematcht, bijvoorbeeld voor het maken van teamanalyses of persoonlijke ontwikkelplannen. De informatie uit het assessment kan worden gebruikt voor persoonlijke ontwikkeldoeleinden voor een periode van vijf jaar na afname van het assessment.

 

5. Data-opslag

Binnen LTP is er een onderscheid in opslag voor de kandidaat- en de assessmentgegevens. De persoonsgegevens van de kandidaat worden in het ERP systeem AFAS Profit opgeslagen. Deze maakt gebruik van datacenters in Nederland van LeaseWeb Netherlands. De assessmentgegevens staan opgeslagen binnen de beveiligde datacenters van AWS en True binnen de Europese Unie. Deze scheiding is aangemaakt om de herleidbaarheid van de kandidaat naar de assessmentgegevens makkelijk te kunnen vernietigen.

 

6. Toegang tot uw dossier

Uw dossier wordt op zodanige wijze bewaard door LTP, dat alleen medewerkers uit hoofde van zijn/haar functie toegang tot uw dossier heeft. Op deze manier blijft de vertrouwelijkheid van uw gegevens gewaarborgd.

 

7. Geheimhouding

LTP en haar medewerkers zijn te allen tijde gehouden tot geheimhouding van alle kennis die voortkomt uit de werkzaamheden, mits dit gegevens van vertrouwelijke aard zijn. Onder de geheimhouding valt ook het professionele oordeel over u van de adviseur. Deze geheimhouding blijft ook na het beëindigen van de werkzaamheden bestaan.

 

8. Informatieverstrekking voor research en statistiek

Ten behoeve van research en statistiek mag LTP gegevens en beoordelingen verstrekken aan derden. LTP zorgt er in dit geval voor dat de gegevens zodanig worden aangeleverd, dat de herkenbaarheid en herleidbaarheid van de persoon daarbij wordt uitgesloten. Dit geldt niet indien het voor het doel van het onderzoek niet mogelijk is. In een dergelijke situatie zullen de gegevens aan derden alleen verstrekt worden als u hier toestemming voor geeft.

 

9. Beveiliging van persoonsgegevens

LTP draagt zorg voor adequate veiligheidsprocedures, teneinde uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. LTP spant zich er voor in onnodige verzameling en verdere verwerking van uw persoonsgegevens zoveel mogelijk te voorkomen. LTP laat periodiek een derde gespecialiseerde externe partij een audit uitvoeren op de werking van ons beveiligingsbeleid en procedures. Tevens wordt minimaal twee maal per jaar een penetratietest uitgevoerd door een gerenommeerde instantie. Hierbij wordt de software van LTP getest op kwetsbaarheden.

 

10. Cookies

Voor de commerciële sites wordt door LTP gebruik gemaakt van Google Analytics, echter deze informatie wordt uitsluitend gebruikt om rapporten over de website-activiteit op te stellen ten aanzien van het gebruik van de website door de bezoekers. De statistieken worden anoniem bijgehouden. LTP maakt voor de online instrumenten geen gebruik van tracking cookies en slaat slechts de sessie ID, taal van de browser en de ID van de tests die gemaakt worden op.

 

11. Inzage, wijzigen en verwijderen van gegevens

Het is mogelijk om de door LTP verzamelde persoonsgegevens van uzelf in te zien, te wijzigen of te verwijderen. Een adviseur zal u een inzage in en/of een afschrift van uw dossier geven, wanneer u hier om verzoekt. Daarnaast zal een adviseur de gegevens in uw dossier corrigeren, indien u kunt aantonen dat deze: a) onjuist zijn, b) onvolledig zijn of c) niet ter zake doen voor de doelstelling van het dossier. Wanneer u een schriftelijk verzoek indient tot vernietiging van uw dossier, dan is LTP verplicht om tot daadwerkelijke vernietiging hiervan over te gaan. Uw persoonsgegevens worden dan verwijderd, met als gevolg dat uw resultaten inclusief testgegevens niet langer kunnen worden verstrekt. Tevens heeft u niet langer het recht op inzage en/of afgifte van uw dossier, aangezien het dossier niet langer herleidbaar naar u als kandidaat is. Voordat LTP overgaat tot bovenstaande handelingen, dient u eerst contact op te nemen met LTP en moet u zich kunnen identificeren. Zie hiervoor onderstaande contactgegevens.

 

LTP-psychologen zijn verbonden aan het Nederlands Instituut van Psychologen (NIP) en volgen deze ethiek. Meer informatie over het NIP is te vinden op www.psynip.nl. Indien u vragen heeft over het privacybeleid van LTP, kunt u contact opnemen via info@ltp.nl of (020) 30 50 400.