Regulamin LTP w zakresie ochrony prywatności

Firma LTP traktuje ochronę prywatności użytkowników jako swój obowiązek. W niniejszym oświadczeniu wyjaśniono politykę prywatności firmy LTP. Korzystając z naszych usług lub pracując z nimi, użytkownik akceptuje niniejszą politykę prywatności i zgadza się na wykorzystywanie przez firmę LTP jego danych osobowych do jej usług.

Definicje:

Kandydat = osoba podlegająca ocenie
Klient = usługobiorca wnioskujący o ocenę
Osoby trzecie = zewnętrzne strony, niebędące klientem ani firmą LTP
Ocena = szeroko rozumiane usługi w zakresie selekcji i rozwoju, od ocen online po coaching
Usunięcie oceny = usunięcie danych osobowych, co uniemożliwia prześledzenie związku między osobą a wynikami oceny (ma to zastosowanie zarówno do ankiety, jaki i raportu po ocenie)

1. Informacje na temat firmy LTP
LTP to firma zajmująca się doradztwem konsultacyjnym, posiadająca różne działy świadczące (internetowe) usługi w zakresie zasobów ludzkich, w tym oceny, rozwój osobisty i rozwój organizacji. Szczegółowy opis usług świadczonych przez LTP można znaleźć na stronie www.ltp.nl.

2. Jakie dane zbieramy i w jakim celu?
Firma LTP przechowuje różne dane, w zależności od konkretnej usługi:
2.1 Dane osobowe
Imię, drugie imię, nazwisko, data urodzenia, wykształcenie, płeć, adres e-mail. Adres e-mail jest wymagany, by można było poprosić kandydata o wypełnienie (internetowych) ankiet i przekazanie wyników oceny. Pozostałe dane są wymagane, aby tworzyć unikalnych użytkowników, prawidłowe standardy i generować analizy grupowe. Jeżeli kandydata trzeba poddać ocenie na miejscu, przechowywane są też dane obejmujące numer telefonu i adres, aby można było zorganizować odpowiednie spotkanie w najszybszym możliwym terminie.
2.2 Odpowiedzi na pytania w ankietach
Wszystkie odpowiedzi na pytania w ankietach są przechowywane ze wskazaniem czasu, w jakim ich udzielono. Dane te są wykorzystywane przez LTP w celu śledzenia postępu w zakresie różnych ankiet oraz obliczania wyników w późniejszym terminie. Odpowiedzi na pytania są przechowywane na stałe w bazie danych LTP, co pozwala na dalszy rozwój ankiet.
2.3 Odpowiedzi na pytania otwarte (w tym ankiety 360 stopni)
Wszystkie odpowiedzi na pytania otwarte są trzymane odrębnie w bazie danych firmy LTP. Dane te nie są wykorzystywane do badań, a w związku z tym ulegają całkowitemu usunięciu po upływie pięciu lat.
2.4 Wyniki
LTP może obliczyć wyniki testu niezwłocznie po wypełnieniu niezbędnych ankiet. Te wyniki są przeliczane na standardową punktację i wg danych osobowych wybierana jest konkretna standardowa grupa. Standardowe grupy są dobierane na podstawie następujących danych osobowych: płeć, wiek i wykształcenie. Wyniki testu są przechowywane odrębnie i na stałe w bazie danych LTP, co pozwala na dalsze dopracowywanie standardów i na prowadzenie badań naukowych na podstawie tych wyników testów. Z końcem pięcioletniego okresu wyniki testów są automatycznie poddawane anonimizacji, w związku z czym nie można ich już przypisać do konkretnej osoby.
2.5 Wyniki oceny lub coachingu
W wyniku oceny lub coachingu (przez Internet) sporządzany jest raport z wynikami. Jeżeli jest to konieczne do świadczenia przez nas usług, do wyników tych mogą mieć wgląd stosowni pracownicy LTP. Wyniki są zawsze w pierwszej kolejności przedstawiane kandydatowi do zatwierdzenia, a dopiero później udostępniane klientowi.

3. Przekazywanie danych osobom trzecim
Po zakończeniu procedury oceny lub coachingu wynik jest przekazywany najpierw kandydatowi. Dane osobowe użytkownika zostaną udostępnione osobom trzecim jedynie za zgodą udzieloną firmie LTP. Użytkownik ma prawo wstrzymać przekazanie swojego raportu klientowi.

Nie ma możliwości zablokowania raportu w przypadku obowiązywania przepisów, zgodnie z którymi raport musi być przekazany. W takim przypadku LTP udziela użytkownikowi możliwości sporządzenia wszelkich zastrzeżeń do raportu na jego temat. Zastrzeżenia użytkownika zostaną wysłane jednocześnie z raportem.

4. Okres przechowywania pliku i wyników oceny
Informacje z oceny są wykorzystywane do celów rozwoju i selekcji, za zgodą kandydata. W tym zakresie informacje te są rozpatrywane w szerszym kontekście niż kontekst użyty w czasie pierwotnego wyselekcjonowania kandydata, na przykład w celu sporządzania analiz zespołowych lub planów rozwoju osobistego. Informacje pochodzące z oceny mogą być wykorzystywane do celów rozwoju osobistego przez okres pięciu lat po dokonaniu oceny.

5. Przechowywanie danych
LTP przechowuje dane kandydatów i dane z ocen w różny sposób. Dane osobowe kandydatów są przechowywane w systemie ERP, AFAS Profit. Wykorzystuje on centra danych firmy LeaseWeb Netherlands zlokalizowane w Holandii. Dane pochodzące z ocen są przechowywane w bezpiecznych centrach danych AWS i True na terytorium Unii Europejskiej. Podział ten ma na celu umożliwienie prostego usuwania wszelkich powiązań, dzięki którym można przypisać dane z oceny do kandydata.

6. Dostęp do pliku użytkownika
Plik użytkownika jest przechowywany przez firmę LTP tak, aby dostęp do niego mieli wyłącznie pracownicy firmy. Zapewnia to poufność danych użytkownika.

7. Tajemnica
Firma LTP i jej pracownicy mają obowiązek utrzymywać w tajemnicy wszelkie informacje wynikające z działalności zawodowej, o ile dane te mają charakter poufny. Tajemnicą jest objęta także zawodowa opinia konsultanta na temat użytkownika. Obowiązek zachowania tajemnicy obowiązuje również po zakończeniu pracy.

8. Przekazywanie informacji w celach badawczych i statystycznych
LTP może przekazywać dane i oceny osobom trzecim w celach badawczych i statystycznych. W takim przypadku firma LTP dopilnuje, by dane zostały dostarczone w sposób uniemożliwiający prześledzenie i zidentyfikowanie danej osoby. Powyższe nie ma zastosowania, jeżeli nie jest to możliwe ze względu na cel badania. W takich sytuacjach dane zostaną przekazane osobom trzecim, jedynie gdy użytkownik wyrazi na to zgodę.

9. Bezpieczeństwo danych osobowych
LTP zapewnia skuteczne procedury bezpieczeństwa w celu zabezpieczenia danych osobowych użytkownika przed utratą lub jakąkolwiek formą nielegalnego przetwarzania. LTP dokłada wszelkich starań w celu zapobieżenia zbędnemu zbieraniu i dalszemu przetwarzaniu danych osobowych użytkownika w jak najszerszym zakresie. Firma LTP regularnie angażuje zewnętrzny podmiot specjalistyczny do przeprowadzenia audytu działania jej polityki i procedur bezpieczeństwa. Ponadto co najmniej dwa razy w roku renomowana instytucja przeprowadza test penetracyjny. W ramach tego testu oprogramowanie LTP jest testowane pod kątem słabych punktów.

10. Pliki cookie
W witrynach komercyjnych LTP korzysta z usługi Google Analytics, ale informacje te są wykorzystywane wyłącznie do przygotowywania raportów dotyczących aktywności strony internetowej w zakresie korzystania z niej przez odwiedzających. Statystyki są rejestrowane anonimowo. W przypadku narzędzi online LTP nie korzysta ze śledzących plików cookie i przechowuje jedynie identyfikator sesji, język przeglądarki i identyfikatory przeprowadzanych testów.

11. Dostęp do danych, ich modyfikowanie i usuwanie
Użytkownik ma możliwość modyfikowania lub usuwania danych osobowych zebranych przez LTP na jego temat oraz dostępu do nich. Na życzenie konsultant udzieli użytkownikowi dostępu do jego pliku lub go skopiuje. Ponadto konsultant sprostuje dane w pliku użytkownika, jeżeli użytkownik będzie potrafił wykazać, że: a) są nieprawidłowe, b) są niekompletne lub c) nie są istotne dla celów, dla których stworzono plik. Jeżeli użytkownik przedłoży pisemne żądanie zniszczenia pliku, LTP ma obowiązek dokonać faktycznego zniszczenia pliku. Przed podjęciem tych działań przez LTP użytkownik winien skontaktować się z LTP i być w stanie wykazać swoją tożsamość. Zob. dane kontaktowe podane poniżej do tego celu.

Psycholodzy LTP są członkami Nederlands Instituut van Psychologen (NIP) (Holenderskiego Stowarzyszenia Psychologów) i postępują zgodnie z jego kodeksem etyki. Więcej informacji na temat NIP można uzyskać na stronie www.psynip.nl. W przypadku pytań dotyczących polityki prywatności LTP prosimy o kontakt pod adresem info@ltp.nl lub numerem telefonu +31 (0)20 30 50 400.