Privacybeleid

LTP ziet het als haar verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen. In deze verklaring wordt het privacybeleid van LTP toegelicht. Door gebruik te maken van, of mee te werken aan onze dienstverlening, accepteert u dit privacybeleid en geeft u LTP toestemming uw persoonsgegevens te gebruiken voor haar dienstverlening.

Beschrijving definities:

Kandidaat = persoon die het assessment ondergaat
Opdrachtgever = de klant die het assessment aanvraagt
Derden = externe partijen, niet zijnde opdrachtgever of LTP Assessment = selectie- en ontwikkeldienstverlening in brede zin, van online assessments tot coaching.
Vernietigen van een assessment = het verwijderen van persoonsgegevens, waardoor er geen herleidbare link meer bestaat tussen een persoon en assessmentresultaten (dit geldt zowel voor de vragenlijsten als het rapport na afloop van het assessment)

1.    Over LTP
LTP is een organisatieadviesbureau met verschillende takken van (online) HR-dienstverlening, waaronder assessment, personal development en organisatieontwikkeling. Een meer uitgebreide omschrijving van de dienstverlening van LTP treft u aan op www.ltp.nl.

2.    Welke gegevens verzamelen we en voor welk doel?
Afhankelijk van de specifieke dienstverlening slaat LTP verschillende gegevens op:

2.1 Persoonsgegevens
Voornaam, tussenvoegsel, achternaam, geboortedatum, opleidingsniveau, geslacht, e-mailadres, organisatie, sector en functie.

2.1.1 Doel Persoonsgegevens:
Het e-mailadres is nodig om de kandidaat uit te nodigen voor het maken van (online) vragenlijsten en het delen van de assessmentresultaten. De overige gegevens zijn nodig om unieke gebruikers aan te kunnen maken, om de juiste normen te kunnen gebruiken en groepsanalyses te genereren. Indien de kandidaat op locatie een assessment moet maken, dan worden ook het telefoonnummer en de woonplaats opgeslagen om zo snel mogelijk tot een geschikte afspraak te komen. Na 5 jaar worden persoonsgegevens geanonimiseerd.

2.2 Assessment- en coachingsresultaten
Alle antwoorden op vragenlijsten worden, met vermelding van het tijdstip waarop is geantwoord, opgeslagen. Op basis van de antwoorden worden de resultaten berekend.

2.2.1. Doel en gebruik assessment- of coachingsresultaten
Een (online) assessment of coaching leidt tot een verslaglegging in een rapport, waarin de resultaten worden weergegeven. De resultaten worden altijd eerst ter goedkeuring aan de kandidaat voorgelegd, voordat het resultaat met de opdrachtgever wordt gedeeld. Zodra de toestemming is verkregen, deelt LTP de resultaten met de opdrachtgever. De resultaten worden voor 5 jaar bewaard en gedurende die termijn kan de opdrachtgever de resultaten tevens gebruiken voor (team)analysedoeleinden. Daarnaast kunnen de testscores door LTP worden gebruikt voor wetenschappelijke onderzoeken en verfijning van de dienstverlening. Na 5 jaar worden de persoonlijke gegevens automatisch geanonimiseerd, zodat de assessmentinformatie niet meer herleidbaar is naar een specifiek persoon, tenzij er toestemming tot verlenging is verleend.

3.    Verstrekking gegevens aan derden
Na afloop van het assessment en/of coachingstraject wordt het resultaat als eerste met de kandidaat gedeeld. Slechts indien u LTP daarvoor toestemming geeft, zal worden overgegaan tot het delen van uw persoonsgegevens met derden. Indien er sprake is van een wettelijke regeling, dan zal het resultaat gedeeld worden met de opdrachtgever.

4.    Bewaartermijn dossier en assessmentresultaten
De informatie uit het assessment wordt na toestemming van de kandidaat gebruikt voor ontwikkel- en selectiedoeleinden. Er wordt hierbij breder gekeken naar de informatie dan hetgeen waarmee de kandidaat initieel is gematcht, bijvoorbeeld voor het maken van teamanalyses of persoonlijke ontwikkelplannen. De informatie uit het assessment kan door de opdrachtgever worden gebruikt voor analyses en persoonlijke ontwikkeldoeleinden voor een periode van 5 jaar na afname van het assessment, tenzij u expliciet toestemming heeft verleend voor verlenging.

5.    Data-opslag
Binnen LTP is er een onderscheid in opslag voor de kandidaat- en de assessmentgegevens. De persoonsgegevens van de kandidaat en assessmentgegevens worden opgeslagen in beveiligde systemen binnen de Europese Unie.

6.    Toegang tot uw dossier
Uw dossier wordt op zodanige wijze bewaard door LTP, dat alleen medewerkers uit hoofde van zijn of haar functie toegang tot uw dossier hebben. Op deze manier blijft de vertrouwelijkheid van uw gegevens gewaarborgd.

7.    Geheimhouding
LTP en haar medewerkers zijn te allen tijde gehouden tot geheimhouding van alle kennis die voortkomt uit de werkzaamheden, mits dit gegevens van vertrouwelijke aard zijn. Onder de geheimhouding valt ook het professionele oordeel over u van de adviseur. Deze geheimhouding blijft ook na het beëindigen van de werkzaamheden bestaan.

8.    Informatieverstrekking voor research en statistiek en overige doeleinden
Ten behoeve van research en statistiek mag LTP gegevens en beoordelingen verstrekken aan derden. LTP zorgt er in dit geval voor dat de gegevens zodanig worden aangeleverd, dat de herkenbaarheid en herleidbaarheid van de persoon daarbij wordt uitgesloten. Dit geldt niet indien het voor het doel van het onderzoek niet mogelijk is. In een dergelijke situatie zullen de gegevens aan derden alleen verstrekt worden als u hier toestemming voor geeft.

LTP kan u benaderen ten behoeve van research- en/of marketingdoeleinden. Als u niet (meer) wilt dat wij u benaderen, dan kunt u zichzelf afmelden door de instructies te volgen die wij bij elke research- of marketingmail opnemen of door contact met ons op te nemen op het e-mailadres dat onderaan het statement wordt vermeld. Wij zullen zo spoedig mogelijk na ontvangst van het verzoek voldoen aan uw verzoek. N.B. Deze research- en/of marketingmails staan los van het mailcontact en het delen van de assessmentresultaten met de opdrachtgever zoals beschreven in dit privacy statement.

9.    Beveiliging van persoonsgegevens
LTP draagt zorg voor adequate veiligheidsprocedures, teneinde uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. LTP spant zich ervoor in onnodige verzameling en verdere verwerking van uw persoonsgegevens zoveel mogelijk te voorkomen. LTP laat periodiek een derde gespecialiseerde externe partij een audit uitvoeren op de werking van ons beveiligingsbeleid en procedures. Tevens wordt regelmatig een penetratietest uitgevoerd door een gerenommeerde instantie. Hierbij wordt de software van LTP getest op kwetsbaarheden.

10.    Cookies
Voor de commerciële sites wordt door LTP gebruik gemaakt van Google Analytics, echter deze informatie wordt uitsluitend gebruikt om rapporten over de website-activiteit op te stellen ten aanzien van het gebruik van de website door de bezoekers. De statistieken worden anoniem bijgehouden. LTP maakt voor de online instrumenten geen gebruik van tracking cookies en slaat slechts het sessie-ID, taal van de browser en de ID van de tests die gemaakt worden op.

11.    Inzage, wijzigen en verwijderen van gegevens
Het is mogelijk om de door LTP verzamelde persoonsgegevens van uzelf in te zien, te wijzigen of te verwijderen. Hiervoor kunt u een verzoek indienen bij LTP. Wanneer u een verzoek indient tot vernietiging van uw dossier, dan is LTP verplicht om tot daadwerkelijke vernietiging hiervan over te gaan. Uw persoonsgegevens worden dan losgekoppeld van uw assessmentresultaten inclusief testgegevens. Hierdoor heeft u niet langer het recht op inzage en/of afgifte van uw dossier, aangezien het dossier niet langer herleidbaar naar u als kandidaat is.

LTP-psychologen zijn verbonden aan het Nederlands Instituut van Psychologen (NIP) en volgen deze ethiek. Meer informatie over het NIP is te vinden op www.psynip.nl. Indien u vragen heeft over het privacybeleid van LTP, kunt u contact opnemen via info@ltp.nl of (020) 30 50 40