Privacy Statement LTP

LTP ziet het als haar verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen. In deze verklaring wordt het privacybeleid van LTP toegelicht. Door gebruik te maken van of mee te werken aan onze dienstverlening accepteert u dit privacybeleid en geeft u LTP toestemming uw persoonsgegevens te gebruiken voor haar dienstverlening.

1. Over LTP
LTP is een organisatieadviesbureau met verschillende takken van (online) HR dienstverlening, waaronder assessment, personal development en organisatieontwikkeling. Een meer uitgebreide omschrijving van de dienstverlening van LTP treft u aan op www.ltp.nl.

2. Welke gegevens verzamelen we en voor welk doel?
Afhankelijk van de specifieke dienstverlening slaat LTP verschillende gegevens van u op:

2.1 Persoonsgegevens
NAW, geboortedatum, opleidingsniveau, geslacht, e-mailadres De persoonsgegevens zijn nodig om unieke gebruikers aan te kunnen maken en om de juiste normen te kunnen gebruiken. De bewaartermijn voor deze gegevens is twee jaar. Een dergelijke termijn is noodzakelijk voor het maken van groepsrapportages, alsmede voor het nogmaals verstrekken van rapporten aan kandidaten indien zij hun rapport zijn kwijtgeraakt. Op verzoek kunnen de gegevens direct na een assessment geanonimiseerd worden. Concreet betekent dit het volgende: naam en mailadres worden verwijderd en bij het woonadres worden alleen de vier cijfers van de postcode bewaard.

2.2 Antwoorden op vragenlijsten
Alle antwoorden op vragenlijsten worden, met vermelding van het tijdstip waarop is geantwoord, opgeslagen. Deze data worden door LTP gebruikt om de voortgang bij de verschillende vragenlijsten bij te houden alsmede om op een later tijdstip de scores te berekenen. De antwoorden op vragen blijven permanent bewaard in de database van LTP, teneinde verdere ontwikkeling van de vragenlijsten mogelijk te maken.

2.3 Antwoorden op open vragen (o.a. bij 360 graden onderzoeken)
Alle antwoorden op open vragen worden apart in de database van LTP bijgehouden. De bewaartermijn voor deze gegevens is twee jaar. Een dergelijke termijn is noodzakelijk voor het maken van groepsrapportages, alsmede voor het nogmaals verstrekken van rapporten aan kandidaten indien zij hun rapport zijn kwijtgeraakt. Onderhavige gegevens worden niet gebruikt voor onderzoek, daarom worden de gegevens na twee jaar volledig verwijderd.

2.4 Scores
Zodra de benodigde vragenlijsten ingevuld zijn, kunnen de testscores door LTP worden berekend. Deze scores worden vertaald in normscores, waarbij dankzij de persoonsgegevens gekozen wordt voor een bepaalde normgroep. De normgroepen worden geselecteerd op basis van de persoonsgegevens: geslacht, leeftijd en opleiding. De testscores worden permanent apart opgeslagen in de database van LTP, teneinde verdere verfijning van de normen mogelijk te maken en wetenschappelijke onderzoeken op deze testscores te kunnen verrichten. Na het verloop van twee jaren worden de testscores automatisch geanonimiseerd.

3. Servers
Uw gegevens worden opgeslagen op de eigen servers van LTP. De gegevens zijn hierdoor niet toegankelijk voor derden.

4. Bewaartermijn dossier
Na beëindiging van de werkzaamheden bewaart LTP uw dossier twee jaar. Na twee jaar zullen uw persoonsgegevens worden verwijderd, met als gevolg dat uw rapportages met testgegevens niet langer kunnen worden verstrekt. Tevens heeft u, na het verloop van deze periode, niet langer het recht op inzage en/of afgifte van uw dossier, aangezien het dossier niet langer bestaat.

5. Beveiliging van uw dossier

Uw dossier wordt op zodanige wijze bewaard door LTP, dat zonder de toestemming van uw adviseur niemand toegang tot uw dossier heeft. Op deze manier blijft de vertrouwelijkheid van uw gegevens bewaard.

6. Geheimhouding
LTP en haar medewerkers zijn te allen tijde gehouden tot geheimhouding van alle kennis die voortkomt uit de werkzaamheden, mits dit gegevens van vertrouwelijke aard zijn. Onder de geheimhouding valt ook het professionele oordeel over u van de adviseur. Deze geheimhouding blijft ook na het beëindigen van de werkzaamheden bestaan.

7. Verstrekking gegevens aan derden
Slechts indien u LTP daarvoor toestemming geeft, zal worden overgegaan tot het delen van uw persoonsgegevens met derden, niet zijnde uw werkgever. U heeft het recht om verstrekking van uw rapportage, aan uw werkgever, te blokkeren. Blokkeren is niet mogelijk, indien er sprake is van een wettelijke regeling, waaruit blijkt dat de rapportage toch verstrekt dient te worden. In dit geval wordt u door LTP in de gelegenheid gesteld om eventuele bezwaren tegen uw rapportage op te stellen. Uw bezwaren zullen gelijktijdig worden verstuurd met uw rapportage.

8. Informatieverstrekking voor research en statistiek
Ten behoeve van research en statistiek mag LTP gegevens en beoordelingen verstrekken aan derden. LTP zorgt er in dit geval voor dat de gegevens zodanig worden aangeleverd, dat de herkenbaarheid van de persoon daarbij wordt uitgesloten. Dit geldt niet indien het voor het doel van het onderzoek niet mogelijk is. In een dergelijke situatie zullen de gegevens aan derden alleen verstrekt worden als u hier toestemming voor geeft.

9. Beveiliging van persoonsgegevens
LTP draagt zorg voor adequate veiligheidsprocedures, teneinde uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. LTP spant zich er voor in onnodige verzameling en verdere verwerking van uw persoonsgegevens zoveel mogelijk te voorkomen. LTP laat periodiek een derde gespecialiseerde externe partij een audit uitvoeren op de werking van ons beveiligingsbeleid en procedures. Tevens wordt minimaal vier maal per jaar een penetratietest uitgevoerd door een gerenommeerde instantie. Hierbij wordt de software van LTP getest op kwetsbaarheden.

10. Cookies
Voor de commerciële sites wordt door LTP gebruik gemaakt van Google Analytics, echter deze informatie wordt uitsluitend gebruikt om rapporten over de website-activiteit op te stellen ten aanzien van het gebruik van de website door de bezoekers. De statistieken worden anoniem bijgehouden. LTP maakt voor de online instrumenten geen gebruik van tracking cookies en slaat slechts de sessie ID, taal van de browser en de ID van de tests die gemaakt worden op.

11. Inzage, wijzigen en verwijderen van gegevens
Het is mogelijk om de door LTP verzamelde persoonsgegevens van uzelf in te zien, te wijzigen of te verwijderen. De adviseur zal u een inzage in en/of een afschrift van uw dossier geven, wanneer u hier om verzoekt. Daarnaast zal de adviseur de gegevens in uw dossier corrigeren, indien u kunt aantonen dat deze: a) onjuist zijn, b) onvolledig zijn of c) niet ter zake doen voor de doelstelling van het dossier. Wanneer u een schriftelijk verzoek indient tot vernietiging van uw dossier, dan is LTP verplicht om tot daadwerkelijke vernietiging hiervan over te gaan. Voordat LTP overgaat tot bovenstaande handelingen, dient u eerst contact op te nemen met LTP. Zie hiervoor onderstaande contactgegevens.

Alle LTP-adviseurs zijn verbonden aan het Nederlands Instituut van Psychologen (NIP) en volgen deze ethiek. Meer informatie over het NIP is te vinden op www.psynip.nl. Indien u vragen heeft over het privacybeleid van LTP, kunt u contact opnemen via info@ltp.nl of (020) 30 50 400.