Zásady ochrany osobných údajov

Spoločnosť LTP považuje za svoju povinnosť chrániť vaše súkromie. Toto vyhlásenie vysvetľuje zásady ochrany osobných údajov spoločnosti LTP. Používaním alebo prácou s našimi službami súhlasíte s týmito zásadami ochrany osobných údajov a súhlasíte s tým, že LTP použije vaše osobné údaje pre svoje služby.

Definície:

Kandidát = osoba, ktorá je predmetom hodnotenia
Klient = zákazník žiadajúci o hodnotenie
Tretie strany = externé strany, iné ako klient alebo spoločnosť LTP
Hodnotenie = výberové a vývojové služby v širšom zmysle, od online hodnotenia až po koučing
Zničenie hodnotenia = odstránenie osobných údajov, v dôsledku čoho už neexistuje žiadna vystopovateľná väzba medzi osobou a výsledkami hodnotenia (to sa vzťahuje na dotazníky aj na správu po hodnotení)

1. O LTP
LTP je organizačné poradenstvo s rôznymi divíziami, ktoré poskytujú (online) služby v oblasti ľudských zdrojov vrátane hodnotenia, osobného rozvoja a organizačného rozvoja. Podrobnejší popis služieb LTP nájdete na www.ltp.nl.

2. Aké údaje zhromažďujeme a na aký účel?
LTP uchováva rôzne údaje v závislosti od konkrétnej služby:
2.1 Osobné údaje
Krstné meno, stredné meno, priezvisko, dátum narodenia, úroveň vzdelania, pohlavie, e-mailová adresa. E-mailová adresa je potrebná na to, aby sme mohli kandidáta požiadať, aby vyplnil (online) dotazníky a mohli sme mu zaslať výsledky hodnotenia. Ostatné údaje sú potrebné na vytvorenie jedinečných používateľov, na použitie správnych noriem a generovanie skupinových analýz. Ak musí kandidát absolvovať hodnotenie na mieste, uložíme si aj jeho telefónne číslo a miesto bydliska, aby sme si mohli čo najskôr dohodnúť vhodný termín.
2.2 Odpovede na dotazníky
Všetky odpovede na dotazníky sa ukladajú s uvedením času, kedy boli vyplnené. Tieto údaje používa LTP na sledovanie pokroku v rôznych dotazníkoch a na neskorší výpočet skóre. Odpovede na otázky sú natrvalo uložené v databáze LTP, aby sa umožnil ďalší vývoj dotazníkov.
2.3 Odpovede na otvorené otázky (vrátane 360-stupňových prieskumov)
Všetky odpovede na otvorené otázky sa uchovávajú samostatne v databáze LTP. Tieto údaje sa nepoužívajú na výskum a preto sa po piatich rokoch úplne vymažú.
2.4 Skóre
Akonáhle sa vyplnia potrebné dotazníky, môže sa vypočítať testovacie skóre pomocou LTP. Tieto skóre sa konvertujú na štandardné skóre, pričom sa pomocou osobných údajov vyberie špecifická skupina štandardných hodnôt. Štandardné skupiny sa vyberajú na základe osobných údajov: pohlavie, vek a vzdelanie. Výsledky testov sa ukladajú samostatne a natrvalo do databázy LTP, aby sa mohli štandardy ďalej vylepšovať a aby sa na týchto testovacích skóre mohli vykonávať vedecké štúdie. Testovacie skóre sú automaticky anonymizované na konci piatich rokov, takže informácie už nebude možné vystopovať k určitej osobe.
2.5 Výsledky hodnotenia alebo koučingu
Výsledkom (online) hodnotenia alebo koučingu je vypracovanie správy, v ktorej sú uvedené výsledky. Ak je to potrebné pre výkon našich služieb, príslušní zamestnanci v LTP môžu tieto výsledky vidieť. Výsledky sa vždy najskôr predložia na schválenie kandidátovi a až potom sa odošlú klientovi.

3. Poskytovanie údajov tretím stranám
Po procese hodnotenia a/alebo koučingu je o výsledku najskôr informovaný kandidát. Vaše osobné údaje budú zdieľané s tretími stranami iba vtedy, ak na to dáte LTP svoj súhlas. Máte právo zastaviť poskytnutie vašej správy klientovi.

Nie je možné zablokovať správu, ak existuje legislatíva, podľa ktorej musí byť správa odovzdaná. V takom prípade vám LTP umožní vzniesť akékoľvek námietky k vašej správe. Vaše námietky budú odoslané v rovnakom čase ako vaša správa.

4. Čas uchovávania súboru a výsledky hodnotenia
Informácie z hodnotenia sa používajú na účely vývoja a výberu so súhlasom kandidáta. V tomto ohľade sa informácie posudzujú v širšom kontexte ako v prípade, keď bol kandidát spočiatku spárovaný, napríklad na vypracovanie tímových analýz alebo plánov osobného rozvoja. Informácie z hodnotenia sa môžu použiť na účely osobného rozvoja počas obdobia piatich rokov od hodnotenia.

5. Uchovávanie údajov
V LTP existuje rozdiel v uchovávaní údajov o kandidátovi a údajov o hodnotení. Osobné údaje kandidáta sú uložené v systéme ERP AFAS Profit. Ten využíva databázy LeaseWeb Netherlands nachádzajúce sa v Holandsku. Údaje o hodnotení sú uložené v zabezpečených dátových centrách AWS a True v rámci Európskej únie. Toto oddelenie je vykonané tak, aby bolo možné ľahko vymazať akékoľvek prepojenie, pomocou ktorého je možné vystopovať údaje o hodnotení kandidáta.

6. Prístup k vášmu súboru
Váš súbor je v LTP uchovávaný takým spôsobom, aby k vášmu súboru mali prístup iba zamestnanci na základe svojej pozície. Tým sa zaručí dôvernosť vašich údajov.

7. Utajenie
Spoločnosť LTP a jej zamestnanci sú vždy povinní zachovávať mlčanlivosť ohľadom všetkých informácií vyplývajúcich z ich pracovných činností, pokiaľ sú tieto údaje dôvernej povahy. Utajenie zahŕňa aj profesionálny úsudok konzultanta o vás. Toto utajenie sa naďalej uplatňuje aj po ukončení práce.

8. Poskytovanie informácií pre výskum a štatistiku
LTP môže poskytovať údaje a hodnotenia tretím stranám na účely výskumu a štatistiky. V takom prípade LTP zabezpečí, aby boli údaje poskytnuté takým spôsobom, aby osoba nemohla byť vystopovaná alebo identifikovaná. To neplatí, ak to nie je možné na účely štúdie. V takejto situácii sa údaje poskytnú tretím stranám len vtedy, ak s tým súhlasíte.

9. Bezpečnosť osobných údajov
LTP zabezpečuje účinné bezpečnostné postupy s cieľom zabezpečiť vaše osobné údaje pred stratou alebo akoukoľvek formou nezákonného spracovania. Spoločnosť LTP vynakladá maximálne úsilie, aby zabránila zbytočnému zhromažďovaniu a ďalšiemu spracovaniu vašich osobných údajov. LTP pravidelne zabezpečuje, aby odborná externá tretia strana vykonala audit fungovania našej bezpečnostnej politiky a postupov. Okrem toho vykonáva renomovaný orgán najmenej dvakrát ročne penetračný test. V priebehu tohto procesu sa testuje zraniteľnosť softvéru LTP.

10. Cookies
Služba LTP používa službu Google Analytics pre komerčné stránky, no tieto informácie sa používajú výlučne na prípravu správ o aktivite na webových stránkach v súvislosti s používaním webových stránok návštevníkmi. Štatistiky sa zaznamenávajú anonymne. Pri online nástrojoch nepoužíva LTP sledovacie súbory cookie a ukladá iba ID relácie, jazyk prehliadača a ID testov, ktoré sa vykonávajú.

11. Prístup k údajom, ich zmena a vymazanie
Máte prístup k vašim osobným údajom zhromaždeným spoločnosťou LTP, môžete ich zmeniť alebo vymazať. Konzultant vám poskytne prístup k súboru a/alebo jeho kópii, ak o to požiadate. Okrem toho konzultant opraví údaje vo vašom súbore, ak preukážete, že: a) sú nesprávne, b) sú neúplné, alebo c) nie sú relevantné pre účely súboru. Ak podáte písomnú žiadosť o zničenie vášho súboru, LTP je povinná zničiť súbor. Predtým, ako spoločnosť LTP vykoná tieto kroky, musíte ju najskôr kontaktovať a musíte byť schopný identifikovať sa. Na tento účel si pozrite si kontaktné údaje nižšie.

Psychológovia z LTP sú členmi Nederlands Instituut van Psychologen (NIP, Holandská asociácia psychológov) a riadia sa etickým kódexom. Viac informácií o NIP je k dispozícii na adrese www.psynip.nl. Ak máte akékoľvek otázky týkajúce sa pravidiel ochrany osobných údajov LTP, môžete nás kontaktovať na info@ltp.nl alebo +31 (0) 20 30 50 400.