Werken op afstand: let op de psychologische effecten

Werken op afstand wordt een blijvertje, in meer of minder mate. Het is interessant om ook de psychologische effecten hiervan te bezien. Hoe voorkomen we met name de ontmenselijking van werk en vervreemding van de organisatie?

De wereld wordt door het werken op afstand kleiner en afstandelijker
Mensen zijn voornamelijk in hun eigen woonomgeving en met hun eigen virtuele team actief. Om persoonlijk succesvol te kunnen functioneren, heb je organisatietalent en intrinsieke motivatie nodig: structuur creëren, haalbare doelen stellen en jezelf ‘toespreken’ bij gebrek aan collega’s.

Minder informele, spontane gesprekken
Videovergaderingen zijn korter en gestructureerder, zonder informeel overleg (voor, tijdens of na). Nieuwe ideeën en creativiteit ontstaan vaak juist tijdens informeel overleg en vooral door inzichten van mensen buiten je eigen team. Echter, die zie je niet meer ‘toevallig’ in de gang, bij het koffieapparaat of tijdens het informele gesprek na een meeting.

Het geven van waarderende of coachende feedback is ook lastiger
Waar we dus op moeten letten is dat ‘werken op afstand’ voor veel mensen dus vervreemdend werkt als het om de wereld buiten je eigen team gaat. Je maakt de organisatie niet meer mee: de nieuwtjes, de borrels, de wandelgangen, de mensen, et cetera. Efficiëntie en focus op het eigen werk en team komen ongemerkt centraal te staan. Je bent en voelt je daardoor minder betrokken bij het gehele bedrijf.

Onderzoek naar ‘betrokkenheid’ tijden de coronacrisis
LTP deed onderzoek naar de betrokkenheid van mensen aan de hand van ervaren autonomie, stemming en werkdrukervaring. Wij deden dit bij teams die melding maakten van een afname van omzet en van de hoeveelheid werk als gevolg van de coronacrisis.

Wat blijkt? Mensen ervaren juist nu een toename van werkdruk. Onze hypothese is dat de combinatie van baanonzekerheid met ervaren ‘onderstress’ (afname van de hoeveelheid werk) juist tot een hogere ervaring van werkdruk leidt.

Tips voor managers

Werken op afstand in virtuele teams. Hoe kun je rekening houden met de psychologische effecten hiervan? Durf ze te bespreken met je mensen. Hoe ervaren zij dit? Hoe zit het met hun motivatie en drive: hun behoefte aan autonomie, de behoefte om erbij te horen en de behoefte om je competent te voelen (Daniel Pink, 2009)? Een paar tips*:

  • Kijk naar de persoonlijkheden en de rollen in je (virtuele) team. Wie scoren er hoog of minder hoog op competenties als organiseren, doelen stellen en zelfmotivatie? Wellicht een idee om aanvullende persoonlijkheden aan elkaar koppelen?
  • Meet de ‘betrokkenheid’ van je teamleden wekelijks en bespreek de resultaten in het team. Brainstorm samen over vervolgacties en volg bijvoorbeeld een online werksessie of training (zoals de online training ‘Managen van virtuele teams in tijden van crisis’)
  • Wees je ook bewust dat feedback in de vorm van waardering en coaching niet meer informeel voor of na een gebeurtenis of in de wandelgangen of in de auto kan. Je moet dit organiseren. Je mensen willen aandacht.
  • Straks komt er ook feedback in de vorm van beoordeling. Wacht daar niet op, maar introduceer maandelijkse ‘check-ins’ waarin je feedbackvormen als waardering, coaching en beoordeling combineert.

Straks verder in een 1,5 meter samenleving
De 1,5 meter economie is een 1,5 meter samenleving. In veel organisaties betekent dit: blijvend werken op afstand en in shifts naar kantoor, dus ook weer met je eigen team. De verwachting is dat dit wel twee jaar kan gaan duren. Laten we de psychologische effecten hiervan onder ogen durven zien en ze bespreken.

Want: een organisatie draait niet alleen om efficiënte processen. Een organisatie draait om mensen. Zij brengen de waarden en creativiteit die het onderscheid kunnen maken.

 

*Bij LTP gebruiken wij hiervoor de Persona.fit app en methode voor teams.

Jan Kwint
Jan Kwint
Jan Kwint is CEO van LTP Business Psychologists. Jan heeft arbeids- & organisatiepsychologie gestudeerd aan de Universiteiten van Tilburg en Leuven en 25 jaar ervaring opgebouwd binnen de internationale consultancywereld.